Тайм-менеджмент

Что такое тайм-менеджмент? Дадим несколько определений. Это управление временем. Тайм-менеджмент — эффективное планирование рабочего времени для достижения целей.

Зачем нужен тайм-менеджмент? Все мы сталкивались с нехваткой времени. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Это состояние сильно снижает качество жизни.

Лично я пришла к тайм-менеджменту от безысходности. Когда мой рабочий день растянулся на 15-16 часов в сутки без выходных. Когда я стала все чаще задавать себе вопрос: а зачем мне ТАКАЯ жизнь? И что же теперь делать?

Продуктивность работы

Все успешные люди очень продуктивны. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, в первую очередь необходимо определить ЧТО вы хотите от жизни, то есть определить цели. Составьте план действий и затем, каждое свое значимое действие соизмеряйте с основной целью. Использование инструментов тайм-менеджмента поможет избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Ценность времени

Его нельзя взвесить или положить в карман, измерить линейкой или завернуть в газету. Бег секунд в года незаметен. И только  оглянувшись назад, мы с удивлением обнаруживаем, как быстро пролетели годы. Никогда не поздно сказать себе «стоп». И проанализировать кто же «крадет» у вас время. Есть два очень полезных упражнения. Первое: составьте список дел за прошедший день, включите туда все дела от момента подъема до сна. Поставьте рядом количество часов на выполнение этих дел. Повторяйте это упражнение несколько дней. И вычислите «вора». Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет). Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

Время собственной жизни принадлежит человеку и не может быть у него отнято и присвоено. Только ВЫ можете решать кому дарить свое время. Второе упражнение. Мысленно представьте корзину с яблоками. Это часы вашего одного дня. В течение дня контролируйте КОМУ Вы раздаете эти яблоки.

В мою последнюю поездку в Таиланд я познакомилась с русской женщиной из Норвегии. Меня поразило ее чрезмерно бережное отношение к моему времени. На мой вопрос ты сама такая или у вас там так принято. Она ответила – это правило для всех норвежцев. «Я не имею право распоряжаться твоим временем» - добавила она. Вот уж с кого пример-то брать! Я сама стараюсь на встречи не опаздывать и реально чувствую, как утекает время в ожидании кого-то.

Что выбрать для учета времени: еженедельник или органайзер?

Где вести запись предстоящих дел – дело лично каждого. Кому-то удобно записывать в еженедельнике, кому-то в органайзере. А у кого-то дела одного дня – в голове.

Я испробовала много вариантов: еженедельник, отдельные листочки с делами и остановилась на программном органайзере, который совмещен с сотовым телефоном.

Планирование высвобождает время

Меня часто спрашивают: «Как ты так много успеваешь?»  Успех в моей жизни   благодаря планированию. Интуитивно, еще в детстве, я начала планировать свою жизнь. Составлять цели максимум и минимум. Позже стала составлять схемы пошагового решения целей.  Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели.

Сейчас я свой день планирую ежедневно предварительно вечером. Однако, Вы можете планировать и днем. Планировать на один день вперед или на неделю. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам.

Выполнив очередную задачу из списка, я удаляю ее из органайзера. Это дает мне ощущение удовлетворенности своей работой.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Самое главное — определить главное

В самом начале моих попыток управлять временем я считала, что цель достигнута, если я научусь выполнять все задания на день. Однако, со временем я стала замечать, что не все задачи одинаковы по важности. А некоторые вообще перекочевывают изо дня в день … годами.

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Все дела можно разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Если их не выполнять вовремя, они перейдут в разряд срочных и важных. Необходимо стремиться, чтобы все задачи стали относиться к этой категории. Тогда с гордостью можно сказать, что Вы управляете своим временем.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата, они отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

После определения важного, но не срочного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок. Обязательно назначьте срок выполнения этой задачи!

По приоритетности сначала следует выполнить срочные и важные дела, затем необходимо выполнить важные, но не срочные задачи дня. Главное правило - не браться за следующее дело, пока не выполнено предшествующее.

Не делегируйте несрочные и неважные дела! Их только в корзину!

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

И это только начало…